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            CNAS對實驗室記錄控制的新要求?CNAS 對實驗室記錄保存的具體期限是多久?
            發布時間: 2024-11-12 17:06 更新時間: 2024-12-28 07:00

            CNAS對實驗室記錄控制的新要求?CNAS 對實驗室記錄保存的具體期限是多久?



            CNAS 對實驗室記錄控制的新要求如下:

            1. 記錄的形式與保存:

            2. 形式靈活性:技術記錄既可以是電子版,也可以是紙質版。實驗室可根據自身實際情況選擇,但無論哪種形式都必須是完整的記錄,并滿足相關標準的要求。

            3. 載體安全性:對于電子記錄,要確保記錄的載體安全可靠,比如采取加密、設置權限、定期備份、定期檢查等措施,防止因設備失效、人為錯誤等導致記錄丟失或被篡改。對于紙質記錄,要保證其存儲環境安全,防止記錄損壞、丟失或被未經授權的人員接觸。

            4. 文件管理的靈活性與關聯性:

            5. 文件制定靈活性:允許實驗室根據規模、活動類型特點、工作量大小等靈活制定文件。但文件的制定需滿足實驗室管理和技術活動的需求,確保質量管理體系的有效運行。

            6. 文件體系關聯性:如果實驗室是某個母體機構的一部分,其管理體系文件需要說明自身與母體機構的關系,以及二者經營活動的關系,保證管理的清晰和規范。

            7. 技術記錄與報告信息的對應性:

            8. 原始數據報告信息與樣品記錄信息一定要對應起來。簡化報告中省略的信息應能從技術記錄上獲得,確保檢測過程和結果的可追溯性。例如,檢測報告中提及的樣品信息、檢測項目、檢測結果等,都應能在相應的技術記錄中找到對應的原始數據和記錄。

            9. 記錄的保存期限:綜合考慮委托合同要求、監管機構要求、法律法規的要求等,設置滿足所有要求的保存期限。一般來說,記錄保存期限至少為 6 年,但部分領域可能有更久的要求,如建筑工程領域、藥品領域等。如果在保存期內,法律法規等對保存期做出了新的、更久的要求,實驗室應及時修訂體系文件,并對人員進行宣貫。

            10. 記錄的填寫與更改:

            11. 填寫規范性:記錄應清晰明了,在沒有額外的解釋說明下,可以通過書面的描述信息獨自重復記錄中描述的工作。記錄輸入包含時間、執行工作的人員、簽名和注明時間,填寫使用不易褪色的書寫工具,不適用的空白欄以 “/” 標識。所有記錄應在產生的當時予以記錄,不可以追記、補記和抄記,保證記錄如實記載。

            12. 更改規范性:禁止對記錄進行涂改,修改后應能可識別修改前的內容;應可識別修改的人員,注明修改日期;必要時注明修改的原因。僅記錄人和授權人員可更改記錄,未經授權不可改別人的記錄。若記錄不具備劃改的條件,可換一張記錄表寫明,保留原來的記錄。



            CNAS 對實驗室記錄保存的具體期限是多久?

            CNAS 對實驗室記錄保存期限的要求是綜合考慮委托合同要求、監管機構要求、法律法規的要求等,設置滿足所有要求的保存期限。一般來說,Zui低要求是 6 年。


            如何確保實驗室記錄的真實性?

            確保實驗室記錄真實性可從以下幾方面入手:

            記錄的生成
          • 實時記錄:要求工作人員在實驗操作過程或觀察現象的同時進行記錄。避免事后憑記憶補記,因為記憶可能出現偏差或遺漏。例如,在進行化學實驗時,實驗人員應在添加試劑、觀察到反應現象等關鍵步驟的當下就記錄時間、操作內容和現象等信息。

          • 詳細記錄:記錄內容應足夠詳細,包括實驗日期、時間、人員、儀器設備編號、實驗材料來源和批次、實驗步驟、觀察到的現象、原始數據等。以微生物檢測為例,要記錄樣本的采集時間、地點、采集人,培養的條件、時間,微生物的形態觀察結果等細節。


          • 記錄的填寫規范
          • 字跡清晰:使用不易褪色的書寫工具(如黑色中性筆)進行記錄,確保字跡工整、清晰可辨。避免使用鉛筆或容易褪色的筆,防止記錄內容模糊不清。

          • 完整準確:記錄應完整地反映實驗過程和結果,不允許有空白項。如果某項內容不適用,應使用規定的符號(如 “/”)標記。同時,避免模糊、籠統的表述,準確記錄數據和信息。

          • 人員管理
          • 培訓教育:對實驗室工作人員進行關于記錄重要性和真實性要求的培訓,讓他們明白記錄造假的嚴重性,以及準確記錄對實驗結果和后續研究的關鍵作用。

          • 簽名確認:每個記錄都應有執行操作的人員簽名,并注明日期。簽名意味著對記錄內容的真實性負責,這樣可以明確責任主體。

          • 審核監督
          • 定期檢查:設立專門的質量監督人員或團隊,定期檢查實驗室記錄。檢查內容包括記錄的完整性、準確性、邏輯性等。例如,檢查數據是否合理,實驗步驟是否與記錄相符等。

          • 內部審核:定期開展內部審核活動,審核范圍覆蓋實驗室記錄。通過交叉檢查、與其他實驗數據對比等方式驗證記錄的真實性。

          • 外部審核:積極配合外部審核機構(如 CNAS 審核)的檢查,利用外部監督機制確保記錄真實可靠。

          • 數據備份與安全
          • 備份策略:對于電子記錄,要建立完善的備份策略,如定期備份到外部存儲設備或云端。這樣可以防止數據因設備故障、病毒攻擊等原因丟失,確保記錄的完整性和可追溯性。

          • 訪問控制:對記錄存儲系統(無論是紙質檔案庫還是電子存儲系統)設置嚴格的訪問權限,只允許授權人員訪問和修改記錄,防止記錄被篡改。


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